Sugar Australia: van een map van 1.59 GB naar een doorzoekbaar tekeningenregister
Sugar Australia gaf ons een map met tekeningen, documenten en archieven, opgebouwd tijdens decennia van fabrieksbedrijf, deels nog uit 1990. Alles is geordend op tekeningnummer, wat prima werkt als je het nummer al kent. Wat ontbrak was een register om op iets anders te zoeken. Drie weken later was het er: 1,762 tekeningen en een DMS-beslissing waarmee ze verder konden.
Een beslissing die Sugar Australia nu kon nemen
Alles is geordend op tekeningnummer. Er was geen register om op een andere manier te zoeken: niet op titel, niet op revisie, niet op wat de tekening voorstelt. Dat intern uitzoeken was een klus waarvoor ze de capaciteit niet hadden.
De tekeningen zijn geteld, de duplicaten in kaart gebracht en de hiaten bekend. Sugar Australia kon verder met het systeem van hun keuze, in de wetenschap wat er precies in zou gaan.
Minder dan één op de vier bestanden was een tekening die het bewaren waard was, en nauwelijks een kwart van het volume. De rest bestond uit dubbele kopieën, achtergebleven software en bestanden die nooit tekeningen waren. Er is niets met technische waarde weggegooid om daar te komen.
Een duplicaat is niet alleen verspilde schijfruimte. Elke extra kopie is weer een resultaat om te openen, te lezen en uit te sluiten, waardoor de moeite om de juiste tekening te vinden sneller groeit dan de stapel zelf. De set terugbrengen tot de tekeningen die echt verschillend zijn, maakt het archief niet alleen kleiner. Het maakt elke volgende zoekopdracht korter.
Als een tekening op zeventien plekken staat, is een wijziging op één kopie een wijziging die de andere zestien nooit krijgen. De volgende persoon opent een ander bestand en werkt met een tekening die ongemerkt niet klopt. Weten dat er precies één kopie is, maakt een markering betrouwbaar, omdat de volgende die de tekening opent de wijziging ziet.
De map was groter dan hij leek
Tekeningenarchieven groeien bestand voor bestand, en de mensen die ze archiveerden zijn allang vertrokken. Elk jaar komt er een kopie bij, een revisie, een map die logisch was voor degene die hem aanmaakte. Zonder register hebben de voor de hand liggende vragen geen snel antwoord. Hoeveel tekeningen zijn er? Welke metadata kan worden overgenomen? Staat deze tekening er al, of moet hij opnieuw worden getekend?
Het openen van de map leverde een paar verrassingen op. Meer dan de helft van de inhoud was verborgen, gecomprimeerd in archieven of herhaald over mappen, en een groot deel van de rest waren helemaal geen tekeningen.
Eén ervan bleek kopieën van 24 andere te bevatten, waardoor dezelfde tekeningen meer dan eens genest in het archief zaten.
58% van de DWG- en DXF-bestanden waren herhaalde kopieën van dezelfde tekening in verschillende mappen. Eén enkele tekening, MAC-B1, stond op 17 verschillende locaties.
Naast de echte inhoud stond een volledige AutoCAD- en Adobe-installatie, lettertypen, plotlogs, installatiefragmenten, Windows-miniatuurcaches en CAD-back-upbestanden. Niets daarvan had technische waarde.
Negenenveertig tekeningnummers bestonden in meer dan één versie. Hetzelfde nummer, werkelijk andere inhoud. Elke versie is bewaard in plaats van te gokken, want die beslissing hoort bij de engineers van Sugar Australia.
Er is niets verwijderd
Er is niets verwijderd van wat Sugar Australia ons stuurde. De aangeleverde map is veilig geback-upt en wordt intact bewaard, precies zoals ontvangen. Duplicaten zijn geïdentificeerd en in kaart gebracht, niet verwijderd. Wat er bewaard blijft is hun beslissing, en die kunnen ze nu later nemen met het volledige beeld voor zich.
Duplicaten zijn gevonden door de inhoud van de bestanden zelf te vergelijken, byte voor byte, nooit op bestandsnaam of datum. Bestandsnamen misleiden in beide richtingen: identieke bestanden duiken op onder verschillende namen, en verschillende tekeningen onder dezelfde naam. Twee bestanden gelden alleen als kopie van elkaar als hun inhoud exact overeenkomt.
Het resultaat is een overzicht van elke kopie van elke tekening en precies waar die in de oorspronkelijke map stond. Het laat Sugar Australia zien wat ze hebben en waar, zodat de beslissing over wat er uitgefaseerd wordt bewust kan worden genomen, en niet door wie er als eerste opruimt.
- 01De levering controleren aan de hand van het manifest
- 02Elk archief uitpakken zodat niets verborgen blijft
- 03Dubbele kopieën herkennen op bestandsinhoud
- 04Tekeningen scheiden van niet-tekeningen
- 05Documenten met meerdere pagina’s opsplitsen in bladen
- 06Metadata extraheren, met een mens in het proces
1,762 tekeningen, elk met een record
Elke actieve tekening kreeg een unieke ID en een volledig metadatarecord. Titel, tekeningnummer en revisie vormden de kernset. Getekend door, revisiedatum, projectnummer en contractnummer zijn toegevoegd op verzoek van het engineeringteam, omdat dat de velden zijn waarop hun mensen daadwerkelijk zoeken.
De lagere cijfers weerspiegelen wat de tekeningen zelf bevatten, geen beperking van de extractie. Slechts 8% van deze titelhoeken bevat überhaupt een contractnummer, en ongeveer de helft vermeldt een projectnummer. Een register kan alleen bevatten wat er oorspronkelijk op het blad is geschreven. Weten welke tekeningen geen projectnummer hebben is op zich al nuttig, en Sugar Australia kan daar nu op filteren.
Sugar Australia krijgt de tekeningen terug in hun oorspronkelijke bestandstypen: DWG, DXF en PDF, precies zoals aangeleverd. Onderweg is niets geconverteerd of platgeslagen. De DWG’s blijven bewerkbaar, wat ertoe doet zodra iemand een tekening moet reviseren in plaats van alleen bekijken.
Het register is gebouwd om direct in een documentmanagementsysteem te laden, met metadata die in bulk wordt ingevuld in plaats van elk document met de hand te indexeren.
Sugar Australia ging van een map die ze niet konden doorzoeken naar een register waarop hun engineers kunnen vertrouwen. Het werk is voltooid: elk bestand verwerkt, elke tekening gecatalogiseerd met een metadatarecord, elk duplicaat in kaart gebracht en elk hiaat bekend.
De tekeningen staan klaar wanneer de organisatie ze nodig heeft, en de mensen die ze nodig hebben kunnen vertrouwen op wat ze vinden.
Maak van een map met tekeningen een register
De meeste archieven zijn geordend op tekeningnummer, en dat helpt alleen als je het nummer kent. Een register is het eerste wat de moeite waard is, en het kost weken, geen jaren.